Цифровизация офисной недвижимости – явление пока малоизвестное, но уже вскоре оно коснется огромного количества людей.
Цифровизация стремительно шагает по России. Все больше отраслей и секторов экономики охватывает этот процесс. Офисная недвижимость изначально считалась одним из самых консервативных ее сегментов, в котором работает так называемый «офисный планктон». Но эти представления все больше, хотя, возможно, и не стол быстро, уходят в прошлое, взамен появляется динамичный и инновационно привлекательный сектор, который становится одним из полигонов для использования цифровых систем. Да, пока это явление не приняло массовый характер, но оно быстро набирает ход. Пройдет не так уж много времени, и офисная работа станет не только гораздо более привлекательной, но и по-настоящему высокотехнологичной.
Новое поколение за новые офисы
Офисы начали меняться ни сегодня, и ни вчера, но пандемии ковида сильно ускорила этот процесс. Потребовался новый формат работы офисных сотрудников, а он в свою очередь ускорил поиск новых форматов самих офисных помещений. Цифровизация же добавила в этот тренд новые измерения и импульсы.
При этом надо иметь в виду, что рынок офисной недвижимости технологически меняется медленней, чем многие другие сектора. Предложений новых продвинутых пространств немного, но их количество будет неизбежно возрастать.
Как говорит Екатерина Белова, член совета директоров, руководитель департамента по работе с офисными помещениями IBC Real Estate, в связи с новыми вызовами, тренд на оптимизацию офисных расходов силен как никогда. Все дружно захотели снижать арендную плату, затраты на содержание персонала и всего остального.
Одновременно с этим трендом возник другой, идущий ему в противовес, – всем захотелось иметь качественные офисные пространства. Поиск пошел в направлении создания гибридных форматов, когда сотрудники сочетают работу из дома и офиса.
Это в свою очередь повлекло еще несколько важных тенденций: социализация офисов, превращение их в платформы для общения, обмена опытом и идеями. Принцип тут в следующем – офис должен помогать работе, а не мешать ей.
Вариативность рабочих зон. Раньше у всех было все одинаково, офисы состояли из рабочего стола, кухни и туалета. Теперь предполагается, что разных комбинаций может быть много. Hospitality Mindset означает, что офис должен быть гостеприимным и для сотрудников, и для посетителей.
Технологичность ознаменует объединение всех технических компонентов в единый узел. То есть сотрудник получает целый набор функций. Он может бронировать как свое рабочее место, так и автопарковку на стоянке, управлять климатом, создавая для себя комфортные условия, заказывать еду и другие услуги, коммуницировать со своими коллегами в on-line режиме и многое другое.
Разумеется, в жизни все не совсем так, происходит непростой переход к новым форматам работы. Причем его темпы разные, они сильно зависят от человеческого фактора.
По словам Екатерины Беловой, на этот процесс в большей степени влияет возрастной состав руководства и сотрудников офиса. В этом вопросе весьма наглядно проявляет себя поколенческий фактор. Поколения можно поделить на несколько возрастных категорий.
Поколение X – от 40 до 65 лет. Эти управленцы сформировались без использования интернета, а потому к цифровизации у них настороженное отношение. Хотя они сейчас и работают во всемирной сети, но не используют все ее возможности.
Поколение Y – 21–39 лет. Оно выросло с уже мобильным телефоном в руках, а потому является адептами гибридных форматов с максимальным использованием современных технологий.
Поколение тех, кому не исполнился еще 21 год – это будущие офисные сотрудники. Они настолько погружены в интернет, что уже не без труда отличают реальную от виртуальной действительности. Эти молодые люди любят новые технологические новинки, Они не смогут работать, если офисы не превратятся в smart офисы.
Цифровизация офисов обретает стратегию
Цифровая трансформация может превратиться как в инструмент развития, так и в барьеры при движении вперед. Все зависит от того, кто и как внедряет эти процессы, прежде всего, как настроены руководители. Глобальный опрос 2021 года показал, что 92% работодателей назвали улучшение условий труда сотрудников важным приоритетом в своих организациях в течение следующих трех лет. До пандемии опыт персонала выделяли в качестве приоритета только 52% опрошенных работодателей, сейчас – 72%.
Компании, обеспечивающие высококлассный опыт, как сотрудникам, так и клиентам, растут почти в два раза быстрее, чем компании, которые отстают в обеих областях. 70% опрошенных руководителей согласились с тем, что лучший опыт сотрудников напрямую влияет на качество обслуживания клиентов. У компаний, работающих над активным вовлечением сотрудников, уровень лояльности клиентов в 3,3 раза выше, чем у тех, которые этого не делают.
По сравнению с организациями без четкой цифровой стратегии компании, которые ее имеют, с большей вероятностью ощутят положительное влияние от этих процессов, говорит Вероника Толоконникова, руководитель исследовательской практики AIC. Там, где цифровизация не происходит, сотрудники тратят 58% своего времени на «работу ради работы», то есть на такие вещи, как поиск информации, переключение между приложениями, управление сменой приоритетов и погоня за обновлениями статуса.
Вот как идет работа, где не налажена система по внедрению цифровых процессов или персонал плохо подготовлен к ним. Исследования показывают, что в таких компаниях 30% сотрудников не знают, как связаться с другими подразделениями, 52% сотрудников находят рабочие технологии устаревшими и сложными в использовании, только 63% считают, что технологии позволяют им быть настолько продуктивными, насколько это возможно.
По другим данным, 65% сотрудников и 71% IT-специалистов полагают, что могли бы быть более эффективны, если бы получили доступ к другим инструментам, 26% конечных пользователей, 31% IT-специалистов и 30% руководителей высшего звена рассматривают смену рабочего места из-за рабочих инструментов, которые им приходится применять, 41% компаний сообщают, что плохой интерфейс привел к серьезному оттоку сотрудников.
Такое положение вызывает потребность изменить ситуацию. Как это сделать по возможности быстро и эффективно? Вероника Толоконникова перечисляет такие способы: спрашивать сотрудников и клиентов, что их не устраивает в действующих процессах; анализировать получаемые данные опросов; сравнивать практики в своей компании с практиками в других; попытаться посмотреть на свою работу со стороны; иметь обратную связь со своим персоналам, реагировать на их замечания и предложения.
Доказано, что цифровой опыт и компетенции напрямую влияет на экономические показатели. Они способствуют снижению оттока сотрудников, увеличению производительности труда, росту доходов компании, активизации вовлечения персонала в ее дела.
Порог изменений
Если охарактеризовать одним словом главную тенденцию на рынке офисов, то это гибкость. Процесс начался некоторое время назад и постоянно ускоряется. Опрос 110 компаний показал, что преимущественно гибридного формата работы придерживается 57% опрошенных, а преимущественно офисного – 43%. 61% респондентов выступают за сохранение доли удаленных сотрудников. 55% компаний планируют либо сократить площадь офиса, либо модернизировать пространство под гибкую рабочую среду. 31% считают, что ключевым драйвером для перехода на гибкие формы работы является оптимизация расходов на аренду и снижение административных затрат.
Эти данные не свидетельствуют о том, что именно столько компаний планируют быстрый переход на новые форматы работы. Однако, по словам Елизаветы Голышевой, директор по стратегии и продажам Multispace, многие из них на пороге изменений. Далеко не все руководители и сами сотрудники готовы на них переходить. Но количество офисов нового поколения будет постоянно расти. Долгосрочная стратегия многих компаний по аренде офисных площадей включает такие пункты, как увеличение инвестиций в создание инновационного офисного пространства, гибкая его организация, отказ от закрепленных рабочих мест, рост инвестиций в технологичные решения для управления офисом.
Все это ведет к созданию офисов будущего. Но до массового его сегмента еще путь не близкий. По информации Елизаветы Голышевой, лишь 2% компаний используют в своей работе мобильные приложения, а половина из них вообще не применяют никаких цифровых решений.
Шаг в будущее цифровых систем для офисов
Между тем в России появляются новые мобильные приложения, которые коренным образом меняют офисную работу. Сеть сервисных офисов Multispace запустила новое приложение INEX Multispace 2.0, которое вывело цифровизацию офисных пространств на новый уровень.
Как рассказывает Алексей Курсин, директор по технологиям и инновациям, партнер Multispace, удалось объединить уникальный опыт агрегации и трактовки данных из широкого спектра источников и создать на его основе эффективный инструмент для управления офисным пространством. В результате новая цифровая экосистема обладает возможностями онлайн-мониторинга метрик утилизации пространства, широкими возможностями его настройки и использования, а также формирует практические рекомендации для повышения эффективности использования офиса.
Арендаторы получают полный набор решений для перехода на гибкие форматы работы. Только один из примеров: на одном рабочем месте могут трудиться 3,2 сотрудника.
По словам генерального директора сети Multispace Дмитрия Вишнякова, сегодня как никогда важно формировать и совершенствовать digital-опыт людей, которые работают в офисе, поскольку после пандемии само отношение к офисным пространствам существенно изменилось.
Этот тезис подтверждают и цифры. Так, согласно глобальному опросу, проведенному компанией Willis Towers Watson (в общей сложности в нем приняли участие 1550 работодателей, представляющих 9,45 миллиона сотрудников по всему миру), работа с digital-опытом сотрудников напрямую отражается на показателях бизнеса: растут вовлеченность (81%) и благополучие наемных специалистов (80%), а также их производительность (79%) и общая эффективность бизнеса (78%).
В данном случае применение INEX Multispace позволяет реально управлять объемом занимаемых площадей при росте штата сотрудников, оптимизировать занимаемые офисные площади от 10 до 50%, сократить расходы на аренду и снизить административные расходы на содержание офиса до 40%.
Как признает Алексей Курсин, на этапе старта проекта мы не предполагали столь масштабных задач продукта, но они оказались реально больше, чем изначально предполагалось. Так, можно настроить навигацию в офисе, забронировать свободные рабочие места, переговорные, кабинеты, сделать заказ еды в кафе с доставкой на рабочее или в другое место, а также посмотреть новости компании и бизнес-центра. Таким образом основными задачами приложения являются создание максимально комфортных и продуктивных условий работы для офисных сотрудников, экономия их времени за счет автоматизации решений организационных и бытовых вопросов, максимально эффективное использование офиса и его инженерной и мультимедийной инфраструктуры.
Офис становится все более мобильным и цифровым, появляются продукты, которые переводят коммуникацию пространства и арендаторов в удобный формат, увеличивая скорость реагирования и упрощая процесс решения любых организационных вопросов. Теперь для современного пространства недостаточно только физических изменений, очевидна необходимость и актуального digital-наполнения, резюмирует Екатерина Белова.
Владимир Гурвич
Фото: ИА Строительство